Comment transformer votre iPad en bureau sans papier

  
En mai 2009, dans un billet intitulé Le papier électronique, une solution verte au papier, j’écrivais ceci:

« À mon avis, d’ici cinq ans, vous lirez ce blogue sur votre papiel.»
Cela fait maintenant cinq ans de cela (déjà?).

Si vous lisez ce billet aujourd’hui sur votre tablette numérique, faites moi plaisir et partagez-le dans la section commentaire ici.

Par contre, je dois dire que je m’étais (un peu) planté sur le titre.

Force est de constater que NON, l’utilisation du papier électronique de la plupart des gens que je cotoie n’est pas plus verte que le papier.

Pire, elle contribue DAVANTAGE à votre empreinte environnementale… Comment?

C’est le sujet de ce billet, où je vous montrerai également quoi faire pour corriger le tir et faire de votre iPad un outil pour réduire votre empreinte. Pour savoir si cet article vous sera utile, répondez à cette question:

UTILISEZ-VOUS UNE IMPRIMANTE?

Si oui, alors vous ne faites pas un bon usage de votre tablette.

La plupart des gens utilisent leur tablette pour surfer sur le Web, pour échanger des courriels, réseauter sur Facebook, Twitter et autres Pinterest ou, dans le meilleur des cas, pour lire un livre.

Cet usage limité contribue davantage à votre empreinte en environnementale parce que la tablette vient alors en SUPPLÉMENT à d’autres gadgets que vous possédez déjà, comme votre ordinateur, votre téléphone, votre bibliothèque…

Dans ce contexte, votre iPad n’est qu’une bébelle de plus.

Or, pour réduire votre empreinte, la tablette doit devenir une alternative à plusieurs autres produits, y compris votre imprimante, votre téléviseur, votre lecteur DVD et, même, votre voiture!

En réalité, l’avantage d’une tablette est évident du point de vue cycle de vie à partir du moment où elle devient un allié de la dématérialisation. Ses capacités multifonctionnelles font en sorte qu’elle peut remplacer de manière permanente :

•    Votre abonnement papier aux journaux, magazines et autres publications papier.

•    Votre imprimante (bienvenue à l’ère du bureau sans papier)

•    Votre téléviseur

•    Votre caméra

•    Votre lecteur DVD

•    Etc.

Plus vous utiliserez votre tablette en remplacement de d’autres produits, plus cela contribuera à réduire votre empreinte environnementale.

C’est avec cette idée en tête que j’ai beaucoup expérimenté au cours des cinq dernières années. Entre autres, avec l’aide de différentes technologies numériques, je me suis donner pour but…

…d’ÉLIMINER le recours au papier dans ma vie quotidienne.

Ces expériences m’ont fait faire de nombreuses erreurs – et je vais en faire encore.

Mais, depuis, je pense avoir développer un écosystème d’outils et de pratiques qui me permettent de dire missions accomplie.

Depuis 2009, je n’ai plus d’imprimante et, même si mes activités quotidiennes demandent normalement beaucoup de papier, j’ai pu trouver des alternatives à la version imprimées dans tous les cas.

Mieux encore, j’ai fait des gains énormes en terme de productivité… Et – Ô bonheur – je n’ai plus à me casser la tête avec des piles de documents papiers rendus introuvables parce qu’ils sont archivés dans des boites, des classeurs et autres ramasses poussières.

À l’aide de photos et de quelques vidéos, je vais donc vous présenter quelques astuces développées au fil du temps pour vous aider à faire de votre tablette un véritable outil qui travaille pour la planète (et votre portefeuille).

[Note : les outils présentées ci-dessous sont pour iPad, mais il existe des outils similaires sur Android. Si vous les connaissez, merci de les partager dans la section commentaires.]

1. Comment prendre des notes efficacement sans papier

Très peu de gens utilisent leur tablette pour prendre des notes. C’est pourtant très simple… avec deux outils indispensables.

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Le premier outil est un crayon spécialement conçu pour les tablettes. Mon préféré est sans contredit le Stylus, de Bamboo. Équilibré (pas trop lourd ni trop léger), sa pointe est précise et résistante. De nouveaux modèles offre une pointe encore plus fine, mais il faut y mettre le prix. Prévoyez remplacer le bout en plastique tous les 6 à 12 mois.

Le deuxième outil est une application:  Penultimate.

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Cet appli ressemble à un carnet de note. Vous pouvez choisir le genre de lignage que vous aimez, la taille et la couleur du crayon.

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Très simple d’utilisation, Penultimate a l’avantage de vous permettre de trouver toutes vos notes au même endroit.

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ASTUCE: Pour tirer le maximum de cette appli, faites un nouveau carnet par mois. Donnez-lui le titre: ANNÉE-MOIS (ex: 2014-11) pour faciliter les recherches. Ainsi, vous aurez vos notes en ordre chronologique de manière à pouvoir retrouver ce que vous cherchez en fonction de votre agenda.

Vous avez assisté à une conférence et cherchez vos notes? Retrouvez la date dans votre calendrier, puis ouvrez le carnet correspondant pour relire vos notes… Simple et efficace.

2. Comment «imprimer» sans papier

Ceci peut être fait avec un nombre grandissant d’outils et de techniques, selon la marque et le modèle de tablette et d’ordinateur que vous avez.

Sur iPad, il est possible de le faire en utilisant des systèmes offerts par Apple, comme Airdrop et iCloud.

Vous pouvez aussi utiliser des outils indépendants, comme Dropbox, Google Drive, Goodreader et d’autres.

Dans tous les cas, le principe demeure le même. Vous sauvegarder votre document à imprimer sur votre serveur. Puis, à partir de votre tablette, voustélécharger le document dans l’application appropriée.

Voici comment je m’y prends le plus souvent, à l’aide de Dropbox.

Dropbox

Sauvegardez votre document sur Dropbox.

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Sur votre tablette, accédez à votre document à partir de l”application Dropbox.

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Choisissez l’application appropriée pour ouvrir votre document. Boom!

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Dans cet exemple, il est possible d’ouvrir le document dans iBooks, iAnnotate PDF, Goodreader, etc.

 

3. Comment corriger, biffer et itérer un document sans papier

Une des «excuses» les plus fréquentes que j’entends pour ne pas utiliser la tablette au lieu de l’imprimante est:

«J’ai besoin de pouvoir raturer, surligner en couleur et corriger directement à la main quand je lis un texte.»

Eh bien c’est possible de le faire aussi avec une tablette. Sur iPad, j’adoooore l’appli iAnnotate PDF, qui peut faire tout ça… et bien plus.

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Vous pouvez souligner. Vous pouvez surligner. Et vous pouvez faire des corrections à la main.

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Vous pouvez même signer un document.

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4. Comment présenter un rapport (ou un devoir) sans papier

Ce sujet pourrait faire l’objet d’un article en soi. Mon équipe et moi avons beaucoup – BEAUCOUP – expérimenté dans ce domaine.

Afin d’être cohérent avec nos valeurs et notre approche, nous produisons des rapports sans papiers pour nos clients. Pas toujours facile quand le client n’est pas équipé de tablette, et que la culture d’organisation fait en sorte qu’il y a des attentes.

Néanmoins, je dois dire que nos clients se sont toujours montrés ouverts et réceptifs, quoique nous n’avons pas réussi à leur faire payer le surcoût de production de certains modèles de rapport sans papier.

Après avoir testé des rapport exclusivement en format vidéo, nous avons trouvé le SECRET. Il s’agit de faire des rapport hybrides, qui contiennent du texte et des images, mais aussi des liens et graphiques intéractifs ainsi que de la vidéo.

Aussi devez-vous vous assurer que le rapport soit compatible avec plusieurs plateformes, y compris les traditionnels ordinateurs de bureau. C’est limitant, mais ce n’est qu’une question de temps avant que cela ne change.

Avec l’approche hybride, donc, le support sans papier n’est plus une option. Il fait partie intégrante du rapport. Il n’y a plus d’intérêt pour le client d’imprimer le rapport puisqu’il perdrait une partie importante du contenu.

Pas besoin de graphistes, de vidéastres, de designers et de programmeurs pour faire un rapport électronique.

Bien qu’il existe de nombreux outils, vous pouvez faire quelque chose de remarquable avec un outil que vous avez déjà tous: Powerpoint.

Voici quelques caractéristiques à intégrer pour un rapport électronique efficace:

i) Choisissez une orientation horizontale, pour faciliter la lecture à l’écran d’un ordinateur.

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ii) Utilisez une police plus grande, et insérez plusieurs titres et intertitres pour faciliter la navigation.

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iii) Ajoutez des hyperliens sur des images et du texte pour créer une expérience de navigation similaire au Web.

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iv) À l’aide des options d’animation, il est facile et ludique de créer des tableaux, des graphiques ou des images interactifs. Effet WOW garanti.

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v) La transition WIPE donne un effet similaire au magazine en ligne. Très professionnel.

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Alors qu’il est coûteux et souvent risqué de mettre des images ou du visuel dans un rapport traditionnel en papier, les tablettes sont conçues pour les mettre en valeur. Fini l’ère des graphiques avec des barres remplies de lignes diagonales, hachurées, quadrillées, etc. au cas où un lecteur imprimerait en noir et blanc.

Voici la «page couverture» que nous avons réalisé pour un client…

 

Sauvegardez en format Powerpoint Show (.PPSX) [et non le traditionnel Powerpoint Presentation (.PPTX)] pour éviter que vos lecteurs puissent accéder au document en mode édition.

BONUS: Pour ceux que ça intéressent, vous pouvez télécharger une copie d’un modèle de rapport PPTX. Ce document est exclusif aux membres VIP de ma liste de diffusion. Pour devenir membre et recevoir instantanément le modèle de rapport électronique, entrez votre courriel ci-dessous. C’est gratuit.

Libre à vous d’expérimenter, de le modifier et de l’utiliser pour vos rapports, devoirs et autres projets.

 

5. Comment gérer vos contacts sans papier

Bien que toutes nos informations sont maintenant en ligne via LinkedIN (si nous ne sommes pas encore connectés, envoyez-moi une invitation sur mon profil) les cartes d’affaires demeurent un incontournable des séances de networking.

Pour éviter de rentrer à la maison avec une pile de cartes, vous pouvez les scanner directement sur place avec votre caméra. Pour cela, j’utilise l’application BCR Pro, qui s’installe aussi sur le téléphone.

i) Posez la carte sur une table dans un endroit bien éclairé.

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ii) Scannez la carte à partir de l’application BCR Pro.

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iii) Vérifiez que les informations sont les bonnes.

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iv) Redonnez sa carte à votre interlocuteur.

Cette dernière étape fait souvent effet.

Il m’est même déjà arrivé de choquer des gens. On m’a expliqué que certaines personnes mesurent leur «performance» à partir du nombre de cartes qu’ils passent chaque année…

 

6. Comment lire sans papier

Cette dernière astuce est généralement mieux maitrisée par les propriétaires de tablette. Mais pas tous.

Aussi ai-je décidé de l’ajouter parce que c’est sans doute celle qui, en terme de papier, contribue le plus à réduire votre empreinte.

En 2010, une analyse du cycle de vie (dont j’avais parlé ici) a montré qu’il faudrait lire près de 100 livres sur un iPad pour que son impact soit moindre que celui de l’impression. À raison d’un livre par semaine, il faudrait donc près de deux ans pour «rentabiliser» son iPad.

Par contre, il est possible de le «rentabiliser»  en quelques semaines seulement. L’étude partait de l’hypothèse que l’iPad ne servait qu’à lire des livres.

i) Lisez vos journaux en ligne, comme avec l’appli gratuite de La Presse + ou les versions payantes des autres médias.

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ii) Abonnez-vous à vos magazines en format électronique. Rares sont les magazines qui ne sont pas encore disponibles dans ce format et, souvent, vous profiterez d’un rabais. Assurez-vous d’annuler votre copie papier.

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iii) Téléchargez les rapports, études et autres documents directement à partir du web sur votre tablette.

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iv) Consultez le reste de l’information écrites en ligne, directement sur votre tablette. Par exemple, wikipedia n’est pas disponible en version PDF, mais vous pouvez installer l’appli Wikipedia qui vous donnera accès même si vous n’êtes pas connecté à Internet.

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Pour aller plus loin…

Il arrive que votre usage de papier au travail ou à la maison dépend davantage d’outils spécifiques que vous utilisez dans le cadre de votre travail.

Nous avons travaillé avec plusieurs clients pour les aider à faire une transition à un bureau sans papier. Dans un contexte comme celui-là, il peut valoir la peine d’évaluer les gains possibles, de développer une application spécifique et de quantifier les coûts de transition.

Chose certaine, nous nous dirigeons invariablement vers des bureaux dématérialisés et sans papier. Dans le livre auquel j’ai contribué  : la papier électronique est le chainon manquant pour numériser toute les étapes, de l’entrée de donnée à la lecture.

Les tablettes de 2014 sont encore trop chères et limitées pour réellement prétendre remplacer complètement le papier de bureau partout. Mais ce n’est qu’une question de temps…

Un jour, nos enfants ne croiront pas que nous coupions des arbres centenaires pour écrire dessus des nouvelles qui, 24 heures plus tard, se retrouvaient à la poubelle.

 

MAINTENANT J’AIMERAIS SAVOIR CE QUE VOUS PRÉVOYEZ FAIRE…

Si vous êtes encore ici à lire ces lignes, félicitations, vous avez lu plus de 2 000 mots.

J’ai pris le temps d’écrire ce texte parce qu’il suffit qu’un seul d’entre vous passe à l’action sur ces conseils pour réduire SIGNIFICATIVEMENT votre impact environnemental.

Et vous savez quoi, je parie que vous serez des dizaines, sinon des centaines à mettre en pratique au moins une de ces astuces.

C’est pourquoi j’aimerais savoir, dans la section commentaire ci-dessous, laquelle ou lesquelles des astuces vous prévoyez mettre en oeuvre cette semaine?

Les études montrent que ceux qui s’engagent publiquement ont plus de chances de passer à l’action. Donc je compte sur vous pour le faire en laissant un commentaire.

Enfin, je vous invite à votre tour à faire en sorte qu’au moins UNE autre personne transforme sa tablette en un outil pour réduire son empreinte environnementale. Il vous suffit de partager ce texte avec quelqu’un qui a une tablette et qui pourrait profiter de ces astuces.

Plus simplement, vous pouvez partager sur vos réseaux sociaux en utilisant les boutons de Facebook, Twitter et autres ci-contre.

Merci beaucoup de vous impliquer, c’est très précieux.

—  Jean-Sébastien

P.S. Si vous trouvez qu’il me manque un incontournable, n’hésitez pas à le suggérer dans la section commentaires. Merci.

  • GL

    Salut Jean-Sébastien, très intéressant ton article, ainsi que plusieurs autres que je reçois. Je n’utilise pas la tablette électronique, mais j’applique tes principes avec mon pc. J’ai appris a intégré plusieurs tâches sans papier en réalisant des cours (en gestion de l’environnement). Curieusement, l’université qui donnait les cours donnait presque toutes les examens en livre ouvert, interdiction d’apporter un ordinateur, donc je devrais imprimer tous les documents … En ce moment, je fai un cours à distance et je peux utiliser mon ordinateur à 100%. Pas besoin d’imprimer ou presque. J’ai une question pour toi: est-ce que l’on peut affirmer que le papier a une empreinte écologique plus élevé que les appareils électroniques (tablette, ordinateur) en ce sens que le papier provient d’une ressource renouvelable (le bois), alors que les appareils électroniques utilisent des métaux non renouvelables … De plus, dans un optique de développement durable, toutes l’activités économiques du secteur du bois et des pates et papiers est en déclin au profit du secteur des TIC, sur le plan régional ou provincial ce sont des pertes d’emplois, alors que les TIC ce sont des emplois créés par nécessairement ici … faut-croire qu’on ne peut pas arrêter le progrès … Dans le cas du papier, si les gens posent le bon gestion, il peut être recycler et valoriser (pour allumer un poêle à bois … mais ça, ça peut être polluant …).
    Merci pour tes conseils.
    Bye
    Guy

    • Merci Guy.

      La première analyse de cycle de vie (ACV) que j’ai réalisé dans le cadre de mon mémoire de maitrise visait justement à répondre à ta question. Le papier électronique représentait en gain très significatif, ce qu’aucune autre solution alternative évaluée approchait (papier de chanvre, papier 100% recyclé, papier de coton, etc.)

      J’en parle ici:

      http://jeansebastientrudel.com/2009/05/le-papier-electronique-une-solution-verte-au-papier.html

      En gros, le papier électronique est avantageux dans la mesure où l’on s’en sert vraiment, particulièrement pour remplacer du papier que j’appelle «à consommation rapide»: papier journal, magazines, circulaires… bref tout ce qui se trouve dans les déchets en quelques jours, voire quelques mois.

      Aussi faut-il savoir que dans mon étude, nous avions pris toutes les hypothèses les plus conservatrices pour le papier électronique (vieux écrans cathodiques qui consomment beaucoup d’énergie, durée de vie très limitée de 18 mois après quoi il est jeté et non pas donné ou recyclé, présence de matériaux toxiques non conforme à ROHS et WEEE, etc.)…

      Ce qui peut laisser croire que la performance des appareils électroniques pourrait s’améliorer davantage.

  • jfdesgros

    Bonjour Jean-Sébastien,

    Merci beaucoup de ces conseils très intéressants et judicieux. Ceux-ci me confortent dans mon usage de ma tablette qui, chez moi, remplace notamment la télévision et est mon support privilégié pour lire les nouvelles et les nombreux rapports de recherche que je consulte pour le travail. Par contre, je dois confesser que je m’accroche à mon abonnement papier à un magazine (The Economist, pour ne pas le nommer!) parce que je trouve que ce format reste beaucoup plus léger, pliable et convivial que le iPad pour la lecture dans un wagon bondé de métro…! J’ai quelques fois utilisé le iPad pour prendre des notes dans des conférences, mais je vais aller essayer Penultimate et je suis aussi curieux d’aller tester IAnnotate PDF parce que je n’ai pas encore trouvé d’application qui me satisfasse pleinement pour annoter des documents (j’utilise GoodReader, mais trouve son interface très chargée).

    Jean-François

    • Jean Sébastien

      Ce que j’apprécie le plus de penultimate est l’accès a tous mes cahiers de notes depuis 5 ans au même endroit. J’y retourne régulièrement.

      Et le fait de pouvoir en faire des backup est sécurisant, surtout compte tenu que ma «mémoire» se trouve dans ces notes. J’ai déjà perdu mon carnet a l’université… Le désastre !

      Comme toi, j’utilise moins good reader qu’avant.

  • NLavigne

    Ce sont des conseils bien intéressants. Je travaille exclusivement avec mon MacBook et que je résiste à l’appel de la tablette pour l’instant. Je n’ai pas d’imprimante, mais j’en suis encore à “transférer” la responsabilité d’impression aux clients (e.g. je leur envoie des documents et c’est à eux de prendre la décision si oui ou non ils doivent l’imprimer.) Par contre, j’utilise beaucoup Evernote que j’aime particulièrement parce qu’il est très facile de faire une recherche par la suite. Mais je traîne encore mon petit carnet de notes “au cas où” que j’utilise surtout pour des rappels quotidiens et rapides. (Dans le genre “post it.”)

    Je travaille avec un collège ontarien qui offre un programme de Foresterie. Les profs sont en faveur d’une utilisation soutenue du papier et sont contre le recyclage car ils croient que ce sont des mesures qui appuieront l’industrie du bois et des pâtes et papier…. La côte à monter est parfois très raide…

    • Le bois est un matériau noble, dit-on. Comment alors justifier son usage pour du papier-poubelle? Oui, c’est un matériau très intéressant (renouvelable, recyclable, CO2 neutre, etc.). Utilisons-le pour des usages plus… nobles.

  • Caroline Voyer

    Bonjour Jean-Sébastien,

    Tu as tout à fait raison, merci pour ton billet !

    Dans le cas du matériel électronique, il ne faut oublier les impacts à la santé notamment concernant les perturbateurs endocriniens, dans ce cas-ci les retardateurs de flamme présents dans les tablettes électroniques. Perturbateurs hormonaux que nous ingérons à notre insu si nous ne nous lavons pas les mains après usage de la tablette…

    Ces perturbateurs endocriniens sont soupçonnés de contribuer à l’apparition de plusieurs maladies chroniques dans notre société…

    Bref ce n’est pas moi la spécialiste des ces questions dans notre équipe mais je te propose un lien sur notre site Sabotage hormonal : http://www.sabotage-hormonal.org/spip.php?article31

    • Jean Sebastien Trudel
      +1.514.244.4410

  • Denis Bernier

    Bonjour Jean-Sébastien,

    j’utilise déjà plusieurs des outils/trucs présentés. Je viens d’installer une app pour la reconnaissance des cartes d’affaire. Merci pour l’idée.

    L’idée de présenter mes rapport en format “hybride” mérite d’être analysée plus en profondeur. Lors que j’aurai publié un tel rapport, je te reviendrai avec mes impressions du rédacteur et du client.

    Denis

    • Salut Denis,

      Je compte sur toi alors pour savoir le résultat de ton expérience…

      Sache que, dans notre cas, nous n’avons pas réussi du premier coup.

      J’ai hâte de lire la suite.

  • Ce sont des questions tout à fait légitime… auxquelles je n’ai pas les réponses 🙂

    Il est juste de dire que les datacentres consomment beaucoup (trop) d’énergie. Heureusement, c’est un enjeu important qui stimule l’innovation. On peut s’attendre à une amélioration de l’efficacité énergétique avec le temps. La source de la production éléctrique est aussi un enjeu à prendre en compte (nucléaire, hydro, gaz ou charbon?)

    Néanmoins, il ne faut pas négliger les impacts de la production du papier.

    L’autre avantage du bureau sans papier est le télétravail, qui permet de se rencontrer via Skype, par exemple, dans la mesure où ça permet de réduire les impacts liés aux déplacements.